7 dingen waar je aan moet denken bij het plannen van een evenement

(Artikel gaat verder onder de advertentie)

Over de hele wereld zijn allerlei soorten fantastische evenementen te vinden! Of je nu graag een particulier, bedrijfs- of personeelsevenement wilt organiseren, er zijn genoeg zaken waar je rekening mee mag houden. Er zijn namelijk zoveel details te overwegen en te regelen, van locatie tot catering en entertainment. Het is gemakkelijk om verdwaald te raken door het proces, maar met een goed plan kan het allemaal een stuk soepeler verlopen. Hier zijn zeven essentiële dingen waar je aan moet denken als je een evenement plant. Met deze tips kan het alleen maar een succes worden! 

#1 De locatie

Het vinden van de juiste locatie voor je evenement is belangrijk. Denk na over waar je je deelnemers wilt hebben – zoek je een gezellige ruimte voor een kleine bijeenkomst of een ruimte die groot genoeg is voor honderden mensen? Je moet ook bedenken of de ruimte extra voorzieningen nodig heeft, zoals genoeg stoelen, tafels en/of gasten speciale behoeften hebben. En vergeet niet dat de meeste locaties een aanbetaling vereisen, dus belangrijk dat je van tevoren geld opzij zet om dit goed te plannen. Ben je van plan om een grote ruimte te huren? Dan is voor de communicatie tijdens het evenement portofoons huren een goede suggestie! 

#2 Catering

Afhankelijk van het soort evenement dat je organiseert, kan eten belangrijk zijn. Of het nu gaat om iets eenvoudigs als hapjes of een volledige maaltijd, bedenk van tevoren wat voor soort catering het beste bij de gelegenheid past en denk ook na over de bijbehorende kosten. Als je alcohol verstrekt op je evenement, zorg er dan voor dat je de wetten rond het schenken van alcohol kent en zorg voor de nodige vergunningen als de wet dat vereist.

#3 Entertainment

Wat voor soort entertainment wil je op je evenement aanbieden? Is er live muziek? Wil je een DJ inhuren? Sprekers? Interactieve activiteiten of spelletjes? Weten welk soort entertainment je gasten het meest zal aanspreken is belangrijk. Als het namelijk niet past bij de sfeer of het thema van je evenement, dan zal het zonde zijn van de energie die erin wordt gestopt. En denk daarnaast ook na over het budget. Het budget voor entertainment is ook belangrijk; zorg ervoor dat het soort entertainment dat je kiest betaalbaar is binnen je budget.

#4 Uitnodigingen 

Mensen enthousiast maken voor je evenement begint natuurlijk met het maken van goede uitnodigingen! Denk goed na over wie ze moet ontvangen (en hoe ze ze moeten ontvangen). Met een bruiloft is het natuurlijk super leuk om fysieke uitnodigingen te maken. Wanneer je een werkevenement wilt organiseren, kan digitaal soms ook voldoende zijn. En ook belangrijk: moeten mensen van tevoren reageren, zodat je weet hoeveel mensen er komen? Zo ja, zorg er dan voor dat iedereen weet dat ze voor een bepaalde datum moeten reageren, zodat je van tevoren passende afspraken kunt maken!   

#5 Marketing en promotie

Mensen moeten van je evenement horen voordat ze kunnen komen! Dat betekent dat je het nieuws naar buiten brengt via berichten op Social Media, e-mailnieuwsbrieven en andere marketingkanalen (afhankelijk van wie je doelgroep is). Zorg ervoor dat al het promotiemateriaal duidelijk vermeldt wat voor soort evenement het is, voor wie het is (doelgroep) en wanneer het plaatsvindt, zodat potentiële gasten vooraf alle informatie hebben die ze nodig hebben!

#6 Betalingsverwerking

Afhankelijk van het soort tickets of toegangsbewijzen voor je evenement (indien van toepassing), kan het vooraf regelen van de betalingsverwerking veel zorgen besparen! Of het nu gaat om online betalingen via iDEAL of pinautomaten aan de deur – zorg ervoor dat alles geregeld is voordat je tijdens de registratie tegen problemen aanloopt!

#7 Logistiek

Vergeet tot slot niet de logistiek, zoals parkeergelegenheid of beveiligingspersoneel bij grotere evenementen; het duurt vaak langer dan verwacht om deze zaken te regelen en veilig te stellen, dus plan vooruit! En als het mogelijk is, roep dan vrijwilligers in; hun hulp kan soms van onschatbare waarde zijn bij bijvoorbeeld de kaartverkoop of andere taken gedurende de dag! Bekijk tot slot ook even de regels van de gemeente waarin je het evenement organiseert. Zo weet je meteen waar je aan toe bent! 

Als je van tevoren de tijd neemt om elke stap van begin tot eind goed te plannen, zal alles op de dag van het evenement soepel verlopen zonder onverwachte verrassingen onderweg! Als je zorgvuldig aandacht besteedt aan elk van de bovenstaande aspecten, ben je goed voorbereid en klaar om met vertrouwen een succesvolle bijeenkomst te organiseren, hoe groot of klein die ook mag zijn! We wensen je een fantastisch evenement toe!